Zgromadzenie wspólników stanowi nadrzędny organ w strukturze każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), który odpowiada za podejmowanie decyzji o strategicznym znaczeniu dla dalszego funkcjonowania i rozwoju spółki. W niniejszym artykule omawiamy rodzaje zgromadzeń i sposoby ich zwoływania, miejsce i sposób ich odbywania, kwestie zdalnego uczestnictwa.

Zwyczajne a nadzwyczajne zgromadzenie wspólników sp. z o.o.

Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (KSH) rozróżnia dwa typy zgromadzeń wspólników: zwyczajne i nadzwyczajne.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników, o którym mowa w art. 231 KSH, jest obowiązkowym zgromadzeniem, które odbywa się raz w roku i nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (za wyjątkiem sytuacji, kiedy rok obrotowy w spółce jest dłuższy niż jeden rok kalendarzowy).

Co do zasady, rok obrotowy w spółce odpowiada okresowi roku kalendarzowego, zatem zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do dnia 30 czerwca każdego kolejnego roku kalendarzowego.

Zgodnie z art. 231 § 2 KSH przedmiotem obrad wspólników powinno być:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 KSH sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Katalog spraw wskazany w art. 231 § 2 KSH, które powinny być przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników, nie jest katalogiem zamkniętym, zatem wspólnicy mogą podejmować także uchwały w innych sprawach w trakcie zwyczajnego zgromadzenia.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, o którym mowa w art. 232 KSH, może odbyć się w każdym czasie i zwołuje się je w przypadkach wskazanych w KSH lub umowie sp. z o.o., a także, gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Oznacza to, że w trakcie nadzwyczajnego zgromadzenia mogą być podejmowane uchwały w innych spraw niż te, które są przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników np.: w sprawie zmiany umowy spółki, w sprawie rozwiązania sp. z o.o., czy też w sprawie przyznania wynagrodzenia członkom zarządu sp. z o.o.

Miejsce odbywania zgromadzeń wspólników w sp. z o.o.

Zgromadzenia wspólników sp. z o.o. odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Istnieje możliwość, aby zgromadzenie odbyło się również w innym miejscu niż na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zarząd chcąc zwołać zgromadzenie wspólników poza siedzibą spółki musi uzyskać zgodę wszystkich wspólników przed zwołaniem zgromadzenia wspólników.

Uczestnictwo zdalne w zgromadzeniu wspólników w sp. z o.o.

Zmiany w przepisach KSH, szczególnie te wprowadzone w odpowiedzi na pandemię COVID-19, na stałe zmieniły podejście do możliwości uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników w formie zdalnej.

Obecnie art. 234¹ KSH zezwala na przeprowadzenie zgromadzenia wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem, że umowa spółki nie stanowi inaczej.

Udział w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej musi umożliwiać: dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Spółka musi zagwarantować, że system używany do zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu jest bezpieczny i umożliwia wykonanie powyższych wymagań. O udziale w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, postanawia zwołujący zgromadzenie wspólników w sp. z o.o.

Sposób zwoływania zgromadzenia wspólników w sp. z o.o.

Bez względu na to, czy mowa o zwyczajnym bądź o nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników, ustawodawca przewidział dwa sposoby ich zwoływania, a mianowicie:

• zgromadzenie wspólników może zostać zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską;
• zgromadzenie wspólników może zostać zwołane za pomocą zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Zarówno zwoływanie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, jak i przy wykorzystaniu adresu do doręczeń elektronicznych albo poczty elektronicznej powinno zostać dokonane na co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

Termin dwutygodniowy liczy się zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zatem nie jest wymagane, aby wspólnicy potwierdzili otrzymanie zawiadomienia o zgromadzeniu, a skuteczność doręczenia należy oceniać według teorii nadania, a nie doręczenia.

W zaproszeniu skierowanym do wspólnika należy wskazać dzień, datę i miejsce zgromadzenia wspólników wraz ze szczegółowym porządkiem obrad, a dodatkowo w przypadku planów zmiany umowy spółki w trakcie zgromadzenia należ również wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, dodatkowo w treści zawiadomienia należy wskazać informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Inicjatywa zwoływania zgromadzeń wspólników w sp. z o.o.

W treści art. 235 KSH ustawodawca wskazał krąg organów, które są uprawnione do zwołania zgromadzenia wspólników lub uprawnione do żądania zwołania zgromadzenia wspólników, a mianowicie:

Zarząd spółki

Zarząd ma prawo do zwołania zgromadzenia wspólników, o którym mowa w art. 235 § 1 KSH, bezpośrednio z własnej inicjatywy. Zarząd spółki posiada najsilniejsze uprawnienie zarówno w zakresie inicjatywy zwoływania, jak i samego zwołania zgromadzenia wspólników, a zarazem samo uprawnienie do zwołania należy także do obowiązków zarządu spółki. Należy wskazać, iż uprawnienie zarządu ma charakter pierwszorzędny i nie jest uzależnione od spełnienia dodatkowych przesłanek.

Rada nadzorcza, komisja rewizyjna lub inne osoby wskazane w umowie sp. z o.o.

Zgodnie z treścią art. 235 § 2 KSH rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna, mają prawo do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w KSH lub w umowie spółki, oraz do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Rada nadzorcza, a także komisja rewizyjna mają prawo żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, a to prawo przysługuje im jako organom spółki, które każdy z nich może realizować samodzielnie. Kolegialny charakter tych organów wymusza konieczność podjęcia stosownej uchwały o wystąpieniu z żądaniem zwołania zgromadzenia, które kierowane jest do zarządu spółki.

Poza organami nadzoru wskazanymi powyżej, umowa sp. z o.o. może przyznać uprawnienie do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników innym osobom (art. 235 § 3 KSH). Innymi osobami mogą być wskazane w umowie spółki np.: osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, ale mające zdolność prawną.

W przypadku wystąpienia z żądaniem przez organ nadzoru bądź inne osoby, o których mowa w art. 235 § 2 KSH, zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia żądania, wówczas prawo do zwołania zgromadzenia wspólników uzyskują żądający.

Wspólnicy

Zgodnie z treścią art. 236 KSH prawo żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników przysługuje wspólnikowi lub wspólnikom reprezentującym co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, to zagadnienie omawialiśmy w artykule „Jak skutecznie zwołać zgromadzenie wspólników?”.

Nieformalne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 240 KSH, zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwoływania, o ile spełnione są następujące warunki:

• na zgromadzeniu wspólników jest reprezentowany cały kapitał zakładowy – każdy wspólnik musi być obecny osobiście lub reprezentowany przez pełnomocnika;
• brak sprzeciwu – żaden z obecnych wspólników nie może zgłosić sprzeciwu zarówno wobec samego faktu odbycia zgromadzenia, jak i wobec jakiejkolwiek sprawy wprowadzonej do porządku obrad.

Ta procedura umożliwia znaczne uproszczenie i przyspieszenie procesu podejmowania decyzji, zwłaszcza w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.

Podsumowanie

Przestrzeganie przepisów KSH w zakresie zwoływania zgromadzenia wspólników jest kluczowe dla zapewnienia skuteczności i legalności podejmowanych przez nie decyzji. Znajomość tych przepisów umożliwia wspólnikom odpowiednie przygotowanie się do zgromadzeń, a także skuteczną obronę ich interesów.