Spółka z o.o., podobnie jak inne osoby prawne, działa poprzez swoje organy, z których kluczowy jest zarząd. Jego powołanie, jako organu uprawnionego do działania w imieniu spółki i reprezentowania jej, jest niezbędne dla powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Podstawa prawna dla powołania zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Powołanie zarządu – organu obligatoryjnego w spółce z o.o., jest jednym z wymogów formalnych powstania samej spółki.

Obok prowadzenia spraw spółki, jej reprezentacja jest podstawowym zadaniem i obowiązkiem członków zarządu danej spółki, co wynika z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (KSH).

Reprezentacja spółki z o.o. a prowadzenie jej spraw

Reprezentacja spółki to przede wszystkim składnie i przyjmowanie oświadczeń woli przez zarząd w imieniu spółki. Wyróżniamy reprezentację:

• czynną – składanie oświadczeń woli;
• bierną – przyjmowanie oświadczeń, odbieranie pism i wniosków kierowanych do spółki.

Natomiast prowadzenie spraw spółki obejmuje co do zasady realizację  tzw. stosunków wewnętrznych – czynności faktycznych, jak i organizacyjnych.

Prowadzenie spraw spółki przez członka zarządu zostało doprecyzowane w art. art. 204 KSH, i obejmuje wszystkie czynności, w tym:

• sądowe, np. udzielanie pełnomocnictw procesowych, wytaczanie powództw;
• oraz pozasądowe, jak np. zawieranie różnych umów w imieniu spółki.

Co istotne: prawa członka zarządu do reprezentowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie można skutecznie ograniczyć w stosunku do osób trzecich.

Jak wygląda skład zarządu w spółce z o.o.?

Jak wskazano w art. 201 § 2 KSH, zarząd może być jednoosobowy, ale może też składać się z większej liczby członków – odpowiednio mówimy wówczas o jedno lub wieloosobowym organie.

Liczebność zarządu ustala się w umowie spółki z o.o. W praktyce, najczęściej spotykamy się z zarządami wieloosobowymi, o składzie nieparzystym, czyli liczącym od 3 do 5 osób.

Reprezentacja

Zasady reprezentacji w spółce z o.o. wynikają z przepisów KSH lub z umowy spółki. Możliwe opcje to reprezentacja spółki z o.o. przez:

• jednego członka zarządu samodzielnie;
• wszystkich członków zarządu łącznie;
• kilkoro członków zarządu, działających łącznie.

Gdy w umowie spółki nie postanowimy inaczej, to przy zarządzie wieloosobowym składanie oświadczeń woli w imieniu spółki wymaga współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Czy możliwe są ograniczenia w reprezentacji spółki z o.o.?

Ograniczenie prawa reprezentacji spółki z o.o. przez członków zarządu są dopuszczalne, tylko gdy wynikają z:

• regulacji ustawowych;
• postanowień samej umowy spółki z o.o.;
• uchwał wspólników spółki z o.o.

Ich zakres może się różnić, przeważnie spotykane ograniczenia dotyczą:

• braku możliwości wykonywania przez członka zarządu określonych czynności;
• konieczności uzyskania zgody wskazanego organu na dokonanie przez spółkę określonej czynności (prawnej lub obowiązku), uzyskanie zgody osoby trzeciej na podjęcie określonych działań w zakresie reprezentacji spółki.

Prawo reprezentacji przysługuje ustanowionemu członkowi zarządu, nawet jeśli nie został on wpisany do KRS – wpis ma charakter deklaratoryjny (potwierdzający). Natomiast gdy dochodzi do zmian zasad reprezentacji spółki wynikających ze zmian w umowie spółki, zmiany umowy muszą zostać zarejestrowane, aby były skuteczne.

Czy i kto oprócz zarządu spółki z o.o. może ją reprezentować?

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że poza zarządem, spółkę z o.o. mogą reprezentować również:

• właściwie umocowany pełnomocnik i prokurent;
• syndyk, likwidator, zarządca lub kurator.

Spółki z o.o. nie mogą natomiast reprezentować jej wspólnicy, chyba że działają na podstawie pełnomocnictwa lub prokury.

Reprezentacja przez pełnomocnika

Ciekawym i dosyć częstym sposobem reprezentacji spółki jest jej reprezentowanie przez specjalnego pełnomocnika powołanego w trybie art. 210 KSH. W umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeśli spółka nie będzie w ten sposób reprezentowana to umowa będzie nieważna. Ten sposobu reprezentacji nie znajdzie zastosowania w przypadku, gdy wspólnik w spółce jednoosobowej jest zarazem jedynym członkiem zarządu.