Zgodnie z art. 157 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych (KSH) umowa spółki, musi zawierać następujące, obowiązkowe dane:

1. firmę i siedzibę spółki,
2. przedmiot działalności spółki,
3. wysokość kapitału zakładowego,
4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
6. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Spółkę, której umowa spełnia powyższe wymagania bez trudu możemy założyć elektronicznie za pomocą e-KRS S24. To dobry sposób, jeśli chcesz szybko zarejestrować spółkę (w praktyce max. 72 h), a sytuacja wspólników i organów spółki nie wymaga bardzo skomplikowanych, drobiazgowych uzgodnień i zapisów umownych.

Jednak należy pamiętać, że decydując się na taki sposób założenia spółki, często pozbawiamy naszą umowę wielu dodatkowych zapisów, które zgodnie z prawem można w niej zawrzeć i dzięki którym spółka może działać pełniej. Taką możliwość daje tylko zawarcie umowy spółki w formie aktu u notariusza.

Dlaczego warto zakładać spółkę u Notariusza?

Sprawdź jakie  paragrafy możesz dopisać w umowie spółki z o.o., aby działały na twoją korzyść, a które często nie są dostępne dla tych, którzy zakładają spółkę elektronicznie za pomocą e-KRS S24.

1. Przedmiot działalności

Z przedmiotem działalności spółki z o.o. mamy do czynienia w umowie spółki, a potem na etapie jego ujawniania w KRS. Przedmiot działalności spółki w umowie można określić w dowolny sposób, ale na tyle jasno, aby było wiadomo, co jest przedmiotem tej działalności.

Co prawda, nie ma wymogu, aby w umowie spółki był on określony poprzez Polską Klasyfikację Działalności (PKD), ale ujawnienie przedmiotu działalności w KRS następuje w oparciu o tą klasyfikację.

Do czasu nowelizacji ustawy o KRS, która weszła w życie 1 grudnia 2014 r., nie było żadnych ograniczeń co do ilości PKD ujawnianych w KRS. Aktualnie w KRS ujawnionych może być maksymalnie 10 pozycji przedmiotu działalności spółki zgodnych z klasyfikacją PKD, w tym jeden z nich musi być wskazany jako przeważający przedmiot działalności na poziomie podklasy. Ustawa o KRS w swoim obecnym brzmieniu nie określa kryteriów, według których spółka winna dokonać wyboru dziewięciu pozycji przedmiotów pozostałej działalności. Mogą to być zatem takie rodzaje działalności, które spółka faktycznie prowadzi i są dla niej najważniejsze lub też ujawnić losowo wybrane pozycje zaczerpnięte z umowy spółki.

W umowie możemy zawrzeć dowolną ilość PKD i warto z tego korzystać adekwatnie do swoich potrzeb. Wśród wielu urzędników ciągle pokutuje pogląd, że spółka może wykonywać działalność wyłącznie w zakresie przedmiotu określonego w umowie spółki.

2. Podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki

Sposobem podwyższenia kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki. Taki tryb podwyższenia kapitału jest możliwy, o ile został on przewidziany w umowie spółki i określone zostały parametry takiego podwyższenia, tj. określono maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia (art. 257 § 1 KSH). Uchwała o podwyższeniu kapitału zakładowego w tym uproszczonym trybie nie wymaga zamieszczenia jej w protokole sporządzonym przez notariusza.

3. Dopłaty do kapitału zakładowego

Są ciekawym, elastycznym  (nie muszą być oprocentowane) sposobem finansowania działalności spółki.  Dopłaty nie stanowią dla spółki przychodu podatkowego, ale tylko wtedy, gdy są dokonywane na warunkach określonych w Kodeksie spółek handlowych, tj.:

1. dopłaty wynikają z umowy spółki,
2. wysokość dopłat określonych w uchwale wspólników nie przekracza limitu określonego w umowie spółki,
3. dopłaty zostały nałożone na wspólników zgodnie z zasadą proporcjonalności wartości udziałów poszczególnych wspólników.

Od dopłaty od wspólników, należy zapłacić 0,5% podatku od czynności cywilnoprawnych.

Zwrot dopłat na rzecz wspólników jest neutralny podatkowo – zarówno dla spółki, jak i dla wspólników. Dobrze jest umieścić w umowie zapis, że zwrot dopłat może nastąpić bez ogłoszenia o zamierzonym zwrocie, a także że może nastąpić pomimo wykazywaniu przez spółkę straty.

4. Umorzenie udziałów

Jest to jeden ze sposobów na wyjście, a niekiedy wręcz pozbycie się, wspólnika ze spółki. Udział może być umorzony jedynie po wpisie spółki do rejestru i tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi. Udział może być umorzony za zgodą wspólnika w drodze nabycia udziału przez spółkę (umorzenie dobrowolne) albo bez zgody wspólnika (umorzenie przymusowe). Odmianą  umorzenia przymusowego udziałów jest umorzenie automatyczne – następuje, jeśli tylko wystąpią  zdarzenia określone w umowie spółki.

5. Ograniczenie w zakresie zbywania i zastawiania udziałów

Kodeks spółek handlowych przewiduje otwarty katalog ograniczeń zbywalności udziałów, dając jeden przykładowy, tj. uzależnienie zbycia od zgody spółki. Najczęściej w praktyce ograniczeniami są: prawo pierwszeństwa i prawo pierwokupu. Należy jednak zauważyć, iż w sytuacji wprowadzenia ograniczeń, umowa spółki powinna szczegółowo określać rodzaj danego ograniczenia oraz sankcje jego przekroczenia.

Dodatkowo warto podkreślić, że przewidziane umowne ograniczenia zbywalności mogą dotyczyć wszystkich albo niektórych udziałów. Ponadto wprowadzone ograniczenia mogą mieć charakter jednolity, chociaż dopuszczalne jest wprowadzenie odmiennych warunków zbywania w stosunku do różnych udziałów lub wspólników. Biorąc pod uwagę, iż w przepisach dotyczących spółki z o.o. nie występują grupy udziałów, umowa powinna odpowiednio wskazywać, które udziały i jak są ograniczone w zbywaniu.

6. Miejsce odbywania zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników może się odbywać się w siedzibie spółki lub w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie lub zawrą taką treść w umowie. Aby więc się uniezależnić od każdorazowej zgody wspólników i zyskać większą elastyczność co do miejsc zgromadzenia wspólników, warto te miejsca uwzględnić już w umowie. W świetle jednak coraz większej i usankcjonowanej przepisami KSH praktyki odbywania zdalnych zgromadzeń wspólników, zapisy tego typu tracą na znaczeniu.

7. Dzień dywidendy

Uprawnionymi do dywidendy za dany rok obrotowy są wspólnicy, którym udziały przysługiwały w dniu powzięcia uchwały o podziale zysku. Umowa spółki może upoważniać zgromadzenie wspólników do określenia dnia, według którego ustala się listę wspólników uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy (dzień dywidendy). Dzień dywidendy wyznacza się w ciągu dwóch miesięcy od dnia powzięcia w/w uchwały. Jeżeli uchwała wspólników nie określa dnia dywidendy, dniem dywidendy jest dzień powzięcia uchwały o podziale zysku. Regulacja dnia dywidendy w umowie spółki może być dodatkowym argumentem przy zmianie w gronie wspólników.

8. Powtarzające się świadczenia niepieniężne

Robią w ciągu ostatnich  2 lat dużą karierę, za sprawą zmian w podatkach określanych jako polski ład. Takie świadczenia, również w 2023 r., nie podlegają tzw. składce zdrowotnej. Art. 176 KSH określa, że jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń. Przedmiotem powtarzalnych świadczeń niepieniężnych może być świadczenie usług bądź dostawa produktów lub towarów np.: świadczenie usług analitycznych, prowadzenie szkoleń, doradztwo, udzielanie konsultacji czy pośrednictwo.

Za wykonywanie powtarzalnych świadczeń niepieniężnych wspólnikowi należy się rynkowe wynagrodzenie, które jest niezależne od tego, czy spółka wykazuje zysk, czy stratę. Od wynagrodzenia należy odprowadzić podatek dochodowy na zasadach ogólnych, w wysokości 17% lub 32%. Warto mieć świadomość, że obowiązek podatkowy spoczywa na wspólniku.

9. Uprzywilejowanie udziałów

Na podstawie art. 159 KSH wspólnicy mogą przyznać jednemu, niektórym lub wszystkim wspólnikom szczególne korzyści, które będą skuteczne wobec spółki. Warunkiem jest, aby te szczególne korzyści zostały dokładnie określone w umowie spółki. Uprzywilejowanie takie dotyczy osoby wspólnika, a nie posiadanych przez niego udziałów. Uprzywilejowania podmiotowe to prawa przyznane bezpośrednio, określonej, konkretnej osobie, nazwanej z imienia i nazwiska, stanowiące niezbywalne prawa podmiotowe, które są związane z osobą, a nie z udziałami w spółce. Katalog uprawnień jest katalogiem otwartym. Szczególne korzyści mogą być majątkowe lub o charakterze korporacyjnym. Granice uprzywilejowania wspólnika w zakresie szczególnych korzyści wyznacza nie tyle ustawa, ile ich zgodność z naturą prawną spółki, dobrymi obyczajami oraz zasadami współżycia społecznego.

10. Rozporządzenia i zobowiązania

Jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, to każda czynność prawna polegająca na rozporządzeniu prawem lub zaciągnięciu zobowiązania do świadczenia o wartości przewyższającej dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego spółki wymaga uchwały wspólników. Powyższe oznacza też, że zastosowanie tego przepisu można wyłączyć w całości odpowiednimi zapisami w umowie spółki. W umowie można też podwyższyć próg kwotowy, ewentualnie wypisać czynności, dla których wymagana jest zgoda wspólników. Może to znacząco ułatwić funkcjonowanie spółki.

11. Wstępowanie spadkobierców do spółki

Udziały w spółce podlegają dziedziczeniu. Uprawnienie to nie oznacza jednak, że spadkobierca zmarłego wspólnika zawsze staje się udziałowcem takiej spółki. O tym, czy znajdzie się on w gronie wspólników, decydują udziałowcy w umowie spółki.

Decyzja ograniczająca lub wyłączająca wstąpienie spadkobierców do spółki powinna przyjąć formę odpowiedniej treści postanowienia w umowie spółki z o.o. zgodnie z regulacją zawartą w przepisie art. 183 KSH, tzn. określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki.

12. Inny sposób podziału zysków

Zgodnie z art. 192 KSH wspólnicy spółek kapitałowych mają prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku.

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów. W umowie spółki możemy wskazać inne formy podziału zysku: kapitał zapasowy, kapitał rezerwowy, darowiznę, przekazać na poczet inwestycji lub nagrody dla pracowników, lub członków zarządu, podwyższenia kapitału zakładowego lub inne cele.

13. Uchwały wspólników

Ograniczenia kompetencji zarządu spółki z o.o. w zawieraniu transakcji, związane z wymogiem uzyskania zgody wspólników w formie uchwały, przewidziane zostały w 3 przepisach: 1) w art. 228 pkt 4 KSH, 2) art. 229 KSH oraz 3) art. 230 KSH.

Pierwszy z wymienionych przepisów zawiera ograniczenia (wymóg uchwały wspólników) ze względu na przedmiot transakcji (niezależnie od wartości transakcji), drugi stanowi o ograniczeniu dla nowych spółek (w ciągu dwóch lat od rejestracji) ze względu na przedmiot i jednocześnie wartość transakcji, natomiast trzeci – wyłącznie ze względu na wartość transakcji, przewyższającą dwukrotność kapitału zakładowego. We wszystkich tych przypadkach umowa spółki może znieść obowiązek uzyskiwania zgody wspólników.

14. Wygaśnięcie mandatu członka zarządu

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

W mniejszych spółkach powszechną praktyką jest powoływanie zarządu na czas nieograniczony. Dzieje się tak dlatego, że członkowie zarządu wywodzą się z grona wspólników. Jeśli chcemy, aby taki zamiar był skuteczny, to należy w umowie wyraźnie wskazać na niegraniczony okres powołania.

Określając okres pełnienia funkcji przez członków zarządu spółki z o.o., należy zachować daleko idącą ostrożność. Bezpodstawne wydłużenie mandatu członka zarządu może w szczególności skutkować wadliwością reprezentacji spółki, co ma szczególne znaczenie w przypadku czynności jednostronnych np. wypowiedzenia umowy. Z drugiej natomiast strony, bezpodstawne skrócenie mandatu członka zarządu może skutkować powołaniem zbyt dużej liczby członków zarządu. Pamiętać również należy, że uchwała o powołaniu do zarządu powinna być zgodna z przepisami prawa i postanowieniami umowy spółki. Przykładowo uchwała o powołaniu do zarządu nie powinna wskazywać, że powołanie członka zarządu następuje na okres 3 lat, jeżeli w umowie spółki nie zostało wyraźnie wskazane, że powołanie do zarządu może nastąpić na taki właśnie okres.

15. Postanowienia dotyczące prowadzenia spraw i podejmowania decyzji przez zarząd wieloosobowy

Zarząd w spółce kapitałowej składa się z jednego lub z większej liczby członków. W przypadku zarządu jednoosobowego sprawa podejmowania decyzji i reprezentowania spółki jest oczywista i prosta – robi to ten członek zarządu.   W  skład zarządu mogą zostać powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek zarządu spółki z o.o. jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. A zatem tę kwestię możemy uregulować dowolnie. Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Art. 208 KSH reguluje zasady prowadzenia spraw spółki, w tym tryb podejmowania decyzji przez zarząd wieloosobowy. Umowa spółki może w szczególności dookreślać kodeksowe rozgraniczenie na sprawy, które każdy członek zarządu może prowadzić samodzielnie (sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki) i sprawy, które wymagają podjęcia uchwały przez zarząd (tj. sprawy przekraczające ten zakres). W postanowieniach umowy spółki można również uregulować tryb zawiadamiania członków zarządu o posiedzeniach organu czy też większość głosów wymaganą do podjęcia określonych uchwał.

Umowa spółki może także przyznawać szczególne kompetencje prezesowi zarządu. Artykuł 208 § 8 KSH dopuszcza, aby umowa spółki przewidywała, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu. Możliwe jest też przyznanie prezesowi zarządu określonych uprawnień w zakresie kierowania pracami zarządu – np. w kwestii zwoływania posiedzeń zarządu, wyznaczania swego zastępcy, podziału spraw do omawiania na posiedzeniach.

16. Sposób reprezentacji spółki przy zarządzie wieloosobowym

Jeżeli  w umowie spółki nie zawrzemy żadnych postanowień w przedmiocie reprezentacji, do składania oświadczeń za spółkę wymagane jest – zgodnie z art. 205 §1 KSH – współdziałanie dwóch członków zarządu albo też jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (tzw. reprezentacja łączna).

W umowie spółki możemy uregulować sposób reprezentacji spółki w przypadku zarządu wieloosobowego, np. przyjąć, że spółkę może reprezentować każdy członek zarządu samodzielnie. Warto pamiętać ustalając sposób reprezentacji, aby zachować balans pomiędzy operatywnością spółki a jej bezpieczeństwem.

17. Wypłata zaliczek na poczet dywidendy

Jeśli chcesz wypłacać zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy musisz zadbać o odpowiedni zapis w umowie spółki. Organem uprawnionym do wypłacania zaliczek na poczet dywidendy może być wyłącznie zarząd spółki. Zgodnie z art. 194 KSH umowa spółki może upoważnić zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za bieżący rok obrotowy. Jednak może się to wydarzyć tylko, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę.