Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. to trudny i skomplikowany proces, który wiele zmienia w sposobie prowadzenia biznesu. Pozwala skorzystać z dobrodziejstw spółek kapitałowych, ale jednocześnie powoduje, że przedsiębiorca musi pamiętać o większej liczbie formalności. O wadach i zaletach spółki z o.o. pisaliśmy tutaj.

Przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie najczęściej, kiedy rozmiar prowadzonego przedsiębiorstwa zwiększył się, lub w najbliższej przyszłości ma się zwiększyć. Chęć pozyskania inwestora, ułatwienie dziedziczenia, dopuszczenie do podejmowania decyzji innych osób, ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania całym majątkiem, również osobistym – to wszystko może być powodem, żeby w miejsce jednoosobowej działalności gospodarczej rozpocząć prowadzenie spółki z o.o. O odpowiedzialności wspólników pisaliśmy tutaj.

O czym powinien jednak pamiętać przedsiębiorca? Jak wygląda procedura przekształcenia krok po kroku? Jakie są zalety i wady przekształcenia?

Zapraszamy do lektury!

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. krok po kroku

Proces przekształcenia składa się z kilku etapów. Przejście przez każdy z nich wymaga przygotowania licznych dokumentów i wypełnienia wielu formalności.

Przedsiębiorca, decydując się na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o. musi:

• przygotować plan przekształcenia;
• umożliwić biegłemu rewidentowi badanie planu;
• złożyć oświadczenie o przekształceniu;
• powołać organy spółki przekształconej;
• zawrzeć umowę spółki;
• złożyć wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS;
• ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) o przekształceniu.

Przygotowanie planu przekształcenia

Ten krok rozpoczyna procedurę przekształcenia. W jego ramach przedsiębiorca musi wycenić należący do niego majątek i przygotować załączniki. Dokument powinien mieć formę aktu notarialnego.

Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Obowiązkowym krokiem w procesie przekształceniowym jest badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta. Biegłego powołuje sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Specjalista bada zgodność planu z kryteriami poprawności i rzetelności. Przedsiębiorca musi współpracować z rewidentem. We wniosku do KRS można wskazać biegłego, z którym jesteśmy już umówieni, także w zakresie wynagrodzenia i który już poznał naszą firmę, przyśpieszy to całą procedurę, bo sądy przeważnie akceptują taką praktykę. Wynagrodzenie biegłego zależy od wielu czynników, zwykle to będzie kilka tysięcy złotych.

Złożenie oświadczenia o przekształceniu

Złożenie oświadczenia to jeden z kluczowych momentów całej procedury. Dokument powinien mieć formę aktu notarialnego i zawierać wszystkie wymagane przez ustawę elementy, czyli między innymi: formę prawną, w której będzie teraz działać przedsiębiorca i wysokość kapitału zakładowego.

Powołanie organów spółki przekształconej

Spółka z o.o. w odróżnieniu od jednoosobowej działalności gospodarczej działa za pomocą swoich organów. Jeszcze zanim zacznie w pełni funkcjonować, osoby pełniące funkcje w spółce muszą zostać powołane. Dzięki temu, członkowie zarządu będą mogli np. zgłosić spółkę do rejestru przedsiębiorców.

Zawarcie umowy spółki

Zawarcie umowy spółki jest obowiązkowe i to nawet gdy… ma w niej uczestniczyć jeden wspólnik! Wtedy jest to akt założycielski. Może się to wydawać nieintuicyjne, bo jak jedna osoba może zawrzeć umowę? Przepisy nie przewidują jednak innego sposobu zawiązania spółki niż tylko przez zawarcie jej umowy. Przekształcający się przedsiębiorca powinien o tym pamiętać i dopełnić również tego wymogu. Umowa spółki powinna mieć formę aktu notarialnego. O tym co powinna zawierać umowa spółki pisaliśmy w tym artykule.

Złożenie wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może w pełni działać dopiero, kiedy zostanie wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jednocześnie, z chwilą wpisu do tego rejestru, działający wcześniej przedsiębiorca musi zostać wykreślony z CEIDG.

Ogłoszenie o przekształceniu w MSiG

Ogłoszenie o przekształceniu przedsiębiorcy w MSiG jest dokonywane na wniosek zarządu spółki. Należy to zrobić, pomimo że brak ogłoszenia nie wpływa na ważność przekształcenia, a KSH nie przewiduje innej sankcji za brak ogłoszenia, np. w postaci wykreślenia spółki.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, każdy z etapów wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami – warto zadbać, żeby dokumenty były przygotowywane z najwyższą starannością.

Koszty i czas trwania przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Niestety, jak z prawie każdym etapem prowadzenia działalności, tak i z przekształceniem, wiążą się pewne koszty.

Decydujący się na przekształcenie działalności gospodarczej musi pamiętać przede wszystkim o kosztach związanych z rejestracją spółki z o.o. Wniosek o zbadanie planu przekształcenia wiąże się ze stałą opłatą sądową w kwocie 300 zł, natomiast opłata od wniosku o rejestrację podmiotu to 600 zł. Dodatkowymi obciążeniami są te związane z przygotowaniem wszystkich niezbędnych aktów notarialnych (taksa notarialna) oraz wynagrodzenie biegłego rewidenta badającego plan przekształcenia. Dodatkowo przy zawieraniu umowy spółki notariusz pobierze podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% od kwoty kapitału zakładowego.

Dobrą wiadomością dla przekształcającego się przedsiębiorcy jest to, że zmiana formy prawnej z JDG na spółkę z o.o. jest neutralna podatkowo. Oznacza to, że po jego stronie nie powstaje żaden dodatkowy przychód z tego tytułu, więc nie musi płacić związanych z tym dodatkowych podatków.

Czas trwania przekształcenia trudno dokładnie określić, albowiem wpływ na niego mają głównie działania niezależne od przedsiębiorcy, czyli działania KRS w zakresie wyznaczenia biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia i dokonania wpisu spółki przekształconej w rejestrze przedsiębiorców KRS. Nie mniej można się pokusić o kreślenie tego czasu na 3-6 miesięcy.

Wszystko, o czym trzeba pamiętać po przekształceniu JDG w spółkę z o.o.

Wątpliwości przedsiębiorców związane z przekształceniem działalności w spółkę z o.o. nie kończą się w momencie jej rejestracji. Do najczęściej zadawanych pytań należą te o firmę (czyli nazwę) spółki oraz o konieczność aneksowania zawartych wcześniej umów.

Firma nowej spółki

Wielu przedsiębiorców jest przywiązanych do swojej nazwy. Nic dziwnego. Szczególnie w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność wiele lat, nazwa gwarantuje wiarygodność i przyciąga klientów.

Przedsiębiorca po przekształceniu może nadal prowadzić działalność pod praktycznie identyczną firmą, jeśli zapisze ją w umowie spółki. Powinien w niej zamieścić tylko zwrot „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” lub krótszy – „sp. z o.o.”. Dzięki temu kontrahenci mają świadomość, że doszło do przekształcenia.

W przypadku gdy zmiana firmy nie polega tylko na dodaniu części: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” lub krótszego – „sp. z o.o.”, spółka ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Przekształcenie spółki a zawarte umowy oraz prawa i obowiązki administracyjnoprawne

Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców przedsiębiorca przekształcany staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Oznacza to, że spółka z o.o. przejmuje praktycznie wszystkie prawa i obowiązki, które przysługiwały i obciążały przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. A jak to wpływa na zawarte wcześniej umowy?

Stroną umów zawartych przez przedsiębiorcę przed przekształceniem automatycznie staje się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie jest konieczne zawieranie żadnych aneksów.

Przekształcający się przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że w umowach mogą być zawarte klauzule, nakazujące pisemne zawiadomienie kontrahenta o przekształceniu. Niekiedy, jeśli nie dopełni tego obowiązku, druga strona może nawet wypowiedzieć umowę.

Nieco inaczej jest z prawami i obowiązkami administracyjnoprawnymi. Spółka pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej. Tytułem przykładu zezwolenie na sprzedaż alkoholu przechodzi na spółkę, a zezwolenie na krajowy transport drogowy nie.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązania jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Przedsiębiorca, który decyduje się na przekształcenie w spółkę z o.o. nie może niestety korzystać z ograniczonej odpowiedzialności od razu. Powodowałoby to ryzyko, że nieuczciwi przedsiębiorcy dokonywaliby przekształcenia celem ucieczki od zobowiązań.

Przedsiębiorca przekształcany odpowiada solidarnie ze spółką za wszystkie zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia, a związane z prowadzoną działalnością, przez okres trzech lat.

Zalety i wady przekształcenia

Jak wspomnieliśmy na wstępie – nie istnieje jedna optymalna forma prowadzenia działalności gospodarczej. Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością ma zarówno swoje wady, jak i zalety. Krótko przyjrzymy się najważniejszym z nich.

Zalety przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Najczęściej podnoszoną zaletą omawianego przekształcenia jest zwykle… ograniczona odpowiedzialność. Wprawdzie spółka odpowiada w sposób nieograniczony, to jednak wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za jej zobowiązania, a ich ryzyko jest ograniczone do wnoszonych wkładów.
Zatem jeśli przyszły wspólnik przed przekształceniem wyłączy niektóre składniki ze swojej działalności gospodarczej i nie trafią one ostatecznie do spółki, to z tego majątku jak i wcześniej zgromadzonego majątku osobistego nie odpowiada. Podobnie jak z pieniędzy, których dorobi się w spółce i które trafią do jego majątku. Warto jednak pamiętać o solidarnej odpowiedzialności wspólnika w pierwszym okresie, o której pisaliśmy wyżej.

Kolejną możliwością, którą daje przekształcenie, jest prostsze pozyskanie inwestorów. Osoby zainteresowane dofinansowaniem spółki w zamian za udział w zyskach mają dużo więcej możliwości. Przedsiębiorca dzięki temu może rozwijać działalność jeszcze szybciej. To samo dotyczy zbycia części udziałów spółki z o.o. Kiedy przedsiębiorca chce, w całości lub częściowo, zrezygnować z przedsięwzięcia może stosunkowo prosto zbyć udziały na rzecz osoby trzeciej.

Zalet jest oczywiście dużo więcej – od zauważanej czasami łatwości dziedziczenia udziałów, przez szerokie możliwości uregulowania stosunków wewnętrznych, aż po dopuszczalność prowadzenia niektórych typów działalności tylko w formie spółki kapitałowej (np. zarządzającego alternatywną spółką inwestycyjną).

Wady przekształcenia JDG w spółkę z o.o.

Wadą, która może być szczególnie dotkliwa jest podwójne opodatkowanie. Jest to na tyle szeroki problem, że zasługuje na zdecydowanie szersze omówienie niż tylko w ramach jednego akapitu. W pewnym uproszczeniu problem polega na tym, że dochody spółki opodatkowane są podatkiem CIT (9% mali podatnicy lub 19% pozostali, przy czym przez 2 lata po przekształceniu mały podatnik i tak musi płacić 19%!), a jej wspólnicy, kiedy otrzymują wypłaty ze spółki muszą opłacić dodatkowo podatek PIT od dywidendy (19%), czyli efektywnie CIT + PIT wyniesie odpowiednio 26,3% lub 34,4%. Jednym ze sposobów zapłaty niższych podatków może być wybór tzw. CIT-u estońskiego (wtedy CIT + PIT wyniesie efektywnie 10% dla małych podatników lub 20% dla pozostałych), o czym w innym wpisie. O dziwo wybierając CIT estoński możemy być małym podatnikiem zaraz po przekształceniu, a wyżej wymieniona 2 – letnia karencja nie obowiązuje.

Kolejną niedogodnością, z którą musi mierzyć się przedsiębiorca po przekształceniu, jest zdecydowanie wyższy stopień sformalizowania. Spółka z o.o. zawsze musi prowadzić rachunkowość, jej organy muszą podejmować określone działania, a wspólnicy powinni przynajmniej raz do roku odbyć zgromadzenie wspólników. Łatwo popełnić przy tym błąd, a konsekwencje mogą być dotkliwe.

Przekształcenie może być nieopłacalne w takich przypadkach, gdy posiadamy środki trwałe o niewielkiej wartości księgowej, a o dużej wartości rynkowej. Wówczas bezpośrednie przekształcenie utrwali jedynie tę sytuację.

Aby wydobyć rzeczywistą, czyli rynkową wartość majątku w procesie zmiany formy prowadzonej działalności, co może być ważne przy opodatkowaniu sprzedaży biznesu w przyszłości, trzeba pójść inną pośrednią drogą, np. poprzez spółkę cywilną.

Ostatnią trudnością może być brak możliwości swobodnych wypłat środków ze spółki. Przedsiębiorca po przekształceniu w spółkę z o.o. powinien liczyć się z faktem, że może otrzymać środki ze spółki tylko po spełnieniu bardzo rygorystycznych wymogów. Wspólnicy spółki w pierwszym roku jej działalności nie mogą otrzymywać wypłat ze spółki w postaci zaliczki na poczet przyszłej dywidendy.

Należy pamiętać, że spółce będzie nadany nowy numer NIP, różny od dotychczasowego numeru NIP przedsiębiorcy.

Za wadę przekształcenia JDG w spółkę z o.o. może też być poczytane to, że po przekształceniu będzie to spółka jednoosobowa, ale na to też jest sposób!

Decyzja o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga szczegółowej analizy konkretnego przypadku. Nie istnieje jedna najlepsza forma prawna dla prowadzenia działalności i przedsiębiorca zawsze powinien pamiętać o wszystkich „za”, jak i „przeciw”.
Jeśli zdecydowali się już Państwo na zmianę formy prowadzonej działalności gospodarczej lub się nad tym zastanawiacie, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Pomożemy rozważyć wszystkie „za” i „przeciw”, przygotować się do przekształcenia, zadbamy o prawidłowe przygotowanie wszystkich dokumentów i przeprowadzimy Państwa przez cały proces krok po kroku.