W wielu przypadkach prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy stają przed koniecznością zapłaty odstępnego w celu przejęcia lokalu użytkowego. Zagadnienie to, choć powszechne, bywa źródłem wątpliwości podatkowych, zwłaszcza w zakresie możliwości momentu zaliczenia tego typu wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W jednej z ostatnich interpretacji indywidualnych, wydanych dla Klienta Kancelarii, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (pełna treść interpretacji podatkowej dostępna tutaj; sygnatura 0112-KDIL2-2.4011.762.2024.1.KP) odniósł się do tej kwestii.

Czym jest odstępne?

Odstępne to najczęściej opłata uiszczana dotychczasowemu najemcy lokalu przez nowego najemcę w zamian za możliwość przejęcia praw do umowy najmu, zdarza się również, że odstępne płaci wynajmujący najemcy za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu lub odwrotnie. W omawianej interpretacji mieliśmy do czynienia z pierwszą z wyżej opisanych sytuacji – przedsiębiorca planował przejęcie lokalu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej w zamian za odstępne w wysokości 300 000 zł.

Odstępne jako koszt uzyskania przychodów – stanowisko organu

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatek poniesiony na odstępne może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. W interpretacji wskazano, że:

• odstępne jest kosztem pośrednim, ponieważ nie można go przypisać bezpośrednio do konkretnego przychodu;
• wydatek ten należy rozliczyć jednorazowo w momencie jego poniesienia, czyli zaksięgowania na podstawie faktury lub innego dokumentu.

Organ podkreślił, że zapłata odstępnego jest związana z możliwością uzyskania przychodów w przyszłości, m.in. z podnajmu lokalu lub prowadzenia w nim działalności usługowej.

Warunki zaliczenia odstępnego do kosztów uzyskania przychodów

Aby przedsiębiorca mógł uwzględnić odstępne w kosztach podatkowych, muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. związek z działalnością gospodarczą – wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów – w omawianym przypadku lokal miał być wykorzystany na potrzeby spotkań biznesowych i podnajmu, co uzasadniało związek z działalnością;
2. racjonalność i celowość – wydatek powinien być ekonomicznie uzasadniony i korzystny z punktu widzenia przedsiębiorcy;
3. prawidłowe udokumentowanie – konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, jego wysokość i cel (np. faktury VAT, umowy najmu, porozumień trójstronnych);
4. brak wyłączenia z kosztów – wydatek nie może należeć do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dlaczego odstępne jest kosztem pośrednim?

Organ podatkowy w swojej interpretacji podkreślił, że odstępne nie jest wydatkiem, który można przypisać bezpośrednio do uzyskania konkretnego przychodu. Koszty bezpośrednie, takie jak zakup towaru do dalszej sprzedaży, mają bezpośredni wpływ na wysokość przychodu.

W przypadku odstępnego jego związek z przychodem ma charakter ogólny i dotyczy potencjalnych korzyści z wynajmu lokalu lub świadczenia w nim usług w przyszłości.

Przykładami kosztów pośrednich podobnych do odstępnego mogą być wydatki na obsługę prawną, administracyjną czy utrzymanie infrastruktury firmy. Wszystkie one przyczyniają się do funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale nie wpływają bezpośrednio na konkretny przychód.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Zapłata odstępnego to jednorazowy, często znaczny wydatek, który powinien być prawidłowo zaksięgowany i rozliczony.

Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na:

• precyzyjne ujęcie odstępnego w dokumentacji księgowej i podatkowej;
• szczegółowe uzasadnienie celowości wydatku, zwłaszcza w przypadku kontroli podatkowej;
• przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak umowy najmu, faktury czy porozumienia trójstronne.

Korzyści podatkowe związane z odstępnym

Zaliczenie odstępnego do kosztów uzyskania przychodów pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania, co w praktyce prowadzi do zmniejszenia należnego podatku dochodowego.

Jak możemy pomóc?

Nasza kancelaria oferuje reprezentowanie przed Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej, a także przygotowywanie wniosków o interpretacje indywidualne w zakresie podatku dochodowego, VAT, PCC, podatku od spadków i darowizn i innych.

Jeśli planujesz transakcję związaną z najmem lokalu lub zastanawiasz się, jak prawidłowo rozliczyć koszty, zapraszamy do kontaktu.

Poznaj pełen zakres naszego wsparcia w obszarze doradztwa podatkowego>