2022-11-15

Obowiązujące od października 2022 r. znowelizowane przepisy Kodeksu Spółek Handlowych (KSH) wprowadzają szereg zmian w funkcjonowaniu zarządu i rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), które omawiamy w niniejszym wpisie.

Obowiązkowe protokołowanie uchwał zarządu i uchwał rady nadzorczej

Zmiany obowiązujące w Kodeksie Spółek Handlowych (KSH) od października 2022 r. wprowadziły konieczność protokołowania uchwał zarządu.

Obowiązkowe elementy protokołu to:

• porządek obrad;
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu;
• liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały.

W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Przy okazji przypominamy, że przepisy dopuszczają dwa tryby podejmowania uchwał przez zarząd: na posiedzeniu i poza posiedzeniem. W tym drugim trybie możemy jeszcze wyróżnić podejmowanie uchwał przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w trybie pisemnym. Także uchwały rady nadzorczej są protokołowane. Do protokołów rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu.

Podstawową konsekwencją niesporządzenia protokołu może być ryzyko uznania uchwały za nieistniejącą, w skrajnym przypadku gdyby to zdarzenie spowodowało szkodę, zarząd mógłby być pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej. Zwróćmy uwagę, że przepisy KSH nie uzależniają obowiązku sporządzenia protokołu od liczby członków zarządu.

Na koniec tej części zwróćmy uwagę, że jeśli umowa spółki lub regulamin zarządu nie stanowi inaczej, wystarczy podpis członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowaniem.

Obowiązek informacyjny

Kolejnym nowym ważnym obowiązkiem zarządu jest obowiązek przekazywania radzie nadzorczej spółki niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 tygodni:

• informacji,
• dokumentów,
• sprawozdań,
• lub wyjaśnień.

Rada nadzorcza może żądać od:

• zarządu,
• a także prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze;

sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Podkreślenia wymaga, że zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.

Powyższe obowiązki są wspomagane sankcją karną. Kto, wbrew powyższym obowiązkom:

• nie przekazuje informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie;
• lub przekazuje informacje niezgodne ze stanem faktycznym;
• lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;

podlega grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie podlega grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.

Dołożenie należytej staranności i lojalność wobec spółki

Kolejnym nowym obowiązkiem wprowadzonym do KSH jest obowiązek dołożenia należytej staranności wynikający z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki.

Nadto, wprowadzono zakaz ujawniania tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu. Powyższe obowiązki dotyczą również członków rad nadzorczych i komisji rewizyjnych spółek z o.o.

W związku z powyższymi zmianami wprowadzono też zmianę w zakresie odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce przez członka organów spółki.

Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Na straży obowiązku nieujawniania tajemnicy spółki przez członka zarządu, także po wygaśnięciu mandatu, stoją przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: „(…) kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2” oraz przepis kodeksu karnego: „(…) Kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Pisemne sprawozdanie z działalności rady nadzorczej

Rada nadzorcza w spółce z o.o. to rzadkość. Przypomnijmy, że jest ona (lub komisja rewizyjna) obowiązkowa w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Omawiana zmiana przepisów wprowadziła obowiązek sporządzania pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy.

Posiedzenia rady nadzorczej

Nowe przepisy doprecyzowują też zasady odbywania się posiedzeń rady nadzorczej. Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.

Zaktualizowane obowiązki rady nadzorczej

Do szczególnych (zaktualizowanych) obowiązków rady nadzorczej należą:

1. ocena sprawozdania z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;
2. ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty;
3. sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

Warunki pełnienie funkcji w organach spółki

Na nowo określono warunki pełnienia funkcji w organach spółki dotyczące niekaralności członków tych organów.

Nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w KSH:

• art. 587-587² – przedstawianie fałszywych danych, nieprzekazywanie informacji, dokumentów itp., utrudnianie dostępu do dokumentów i nieudzielanie informacji;
• art. 590 – umożliwienie bezprawnego głosowania
• i art. 591 – udział w bezprawnych głosowaniu;

a także w art. 228-231 (przyjęcie korzyści majątkowej w związku z pełnieniem funkcji publicznej, przekupstwo osoby pełniącej funkcję publiczną, płatna protekcja czynna, płatna protekcja bierna, przekroczenie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków przez funkcjonariusza publicznego) i rozdziałach XXXIII-XXXVII (przestępstwa przeciwko ochronie informacji, przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, przestępstwa przeciwko mieniu, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi) Kodeksu karnego.

Komitet rady nadzorczej i doradca rady nadzorczej

Zmiana przepisów usankcjonowała występującą w praktyce rad nadzorczych instytucję komitetu rady nadzorczej i doradcy rady nadzorczej.

Komitet rady nadzorczej może mieć charakter doraźny lub stały, składa się z członków rady nadzorczej i jest powoływany do pełnienia określonych czynności nadzorczych.

Z kolei doradca rady nadzorczej to osoba powołana uchwałą rady nadzorczej do zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku.