Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niewątpliwie często jest najkorzystniejszym rozwiązaniem. Pozwala w pierwszej kolejności ograniczyć odpowiedzialność wspólników. Nazwa spółki może być nieco myląca, bowiem spółka odpowiada całym swoim majątkiem. W sposób ograniczony odpowiadają natomiast wspólnicy spółki. Nie odpowiadają osobiście za zobowiązania spółki, a ich ryzyko gospodarcze sprowadza się do utraty wkładów. Spółka z o.o. pozwala też możliwie elastycznie dopasować uprawnienia i obowiązki wspólników i osób zarządzających spółką. Prowadzenie biznesu w formie spółki z o.o. nie jest też tak sformalizowane, jak prowadzenie go  w formie spółki akcyjnej. Szerzej na ten temat pisaliśmy w artykule „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – wady i zalety”.

Zanim jednak wspólnicy będą mogli działać w formie spółki, muszą ją założyć i doprowadzić do jej rejestracji. W jaki sposób powinni to zrobić? O czym należy pamiętać, zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Materię tę reguluje głównie kodeks spółek handlowych (ksh).

Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością krok po kroku – o czym należy pamiętać?

Z punktu widzenia tego artykułu, bardzo ważne jest, że spółka z o.o. może zostać założona na jeden z dwóch sposobów – „tradycyjnie” oraz przez internet – przy wykorzystaniu wzorca umowy (tzw. S 24). Szczegółowo opiszemy oba te sposoby. Najpierw skupimy się na tradycyjnie zakładanej spółce, aby później skupić się na tej, gdzie wszystkie formalności wspólnicy mogą załatwić bez wychodzenia z domu.

Spółka z o.o. zawarta w formie tradycyjnej 

Żeby spółka z o.o. powstała:

1. wspólnicy powinni zawrzeć umowę spółki;
2. wspólnicy muszą pokryć kapitał zakładowy,
3. należy  powołać organy spółki;
4. członkowie zarządu powinni zgłosić podmiot do rejestru;
5. sąd rejestrowy musi wpisać spółkę do rejestru przedsiębiorców KRS.

Przyjrzyjmy się poszczególnym krokom.

Zawarcie umowy spółki

Spółka, wbrew temu, co sama nazwa wskazuje, może być założona nawet przez jedną osobę. Istnieje jednak szereg wymogów dotyczących treści i formy umowy takiego podmiotu. 

Umowa spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego. W przeciwnym przypadku dotyka jej sankcja nieważności, a spółka nie może powstać. Poza tym umowa powinna określać:

• firmę (czyli nazwę) i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności podmiotu;
• wysokość kapitału zakładowego;
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki (jeśli został określony).

Choć umowa spółki teoretycznie może mieścić się na jednej stronie A4, to warto przyłożyć wagę do tego, żeby przewidywała wszytko, na czym wspólnikom zależy. W przyszłości na jej podstawie będzie działała spółka, a wspólnicy będą na przykład rozstrzygać pojawiające się spory. Podpowiedzią na co zwrócić uwagę konstruując umowę może być często używane przez ksh sformułowanie: ”o ile umowa nie stanowi inaczej”. Właśnie w tych zakresach możemy wykazać się inicjatywą i wprowadzić własne rozwiązania do umowy spółki, bardziej odpowiadające potrzebom wspólników niż typowe zapisy ksh.

Pokrycie kapitału zakładowego 

Drugim wymogiem powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest pokrycie kapitału zakładowego. 

Wysokość kapitału zakładowego określa umowa spółki. Wspólnicy powinni jednak pamiętać, że jego minimalna wysokość to 5.000,00 zł. Po pokryciu całości kapitału zakładowego jej członkowie zarządu składają oświadczenie. Jest to dla sądu dostateczne potwierdzenie i nie weryfikuje on już wniesienia kapitału w inny sposób. 

Powołanie organów

Kolejnym krokiem jest powołanie organów spółki.

Organem, który zawsze powinien istnieć w spółce, jest zarząd. Jeśli spółka ma więcej niż 25 wspólników i jej kapitał zakładowy wynosi ponad 500.000,00 zł, wspólnicy muszą powołać też radę nadzorczą. 

Członków do pierwszych organów można powołać na dwa sposoby – poprzez powołanie ich w umowie spółki lub poprzez niezwłoczne odbycie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, które dokona wyboru. Wspólnicy, wybierając konkretne osoby, powinni pamiętać, że członkowie zarządu nie mogą być wcześniej karani za niektóre przestępstwa umyślne i muszą zgodzić się na ich wybór. 

Zgłoszenie spółki do rejestru przedsiębiorców 

Ostatnim działaniem niezbędnym do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest złożenie wniosku do sądu. Ten etap powinien nastąpić na sam koniec – po opłaceniu wkładów, powołaniu organów i, co najważniejsze, zawarciu umowy spółki. 

Za wysłanie formularza we właściwej formie odpowiada zarząd spółki i powinien to zrobić nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 

Co istotne od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski składane są za pośrednictwem internetu. Służy do tego specjalnie przygotowana platforma Portalu Rejestrów Sądowych i nie ma możliwości dostarczenia do sądu wydrukowanego wniosku. Członkowie zarządu spółki, żeby zgłosić jej powstanie, muszą mieć na portalu konto, najczęściej utworzone przez Profil Zaufany. 

Złożenie wniosku wiąże się z koniecznością zapłaty opłaty sądowej w wysokości 600 złotych (500 złotych opłata sądowa + 100 złotych opłata za publikację ogłoszenia w MSiG). Jeśli wniosek za spółkę składa pełnomocnik, konieczne jest też opłacenie dodatkowej opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych. 

Poza umową spółki, zarząd powinien dołączyć do wniosku również inne wymagane dokumenty, takie jak listę osób uprawnionych do powołania zarządu, informację o adresach korespondencyjnych członków zarządu, czy listę wspólników oraz zgody na powołanie członków organów. 

Wpis spółki do rejestru 

Wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców dokonuje wydział gospodarczy krajowego rejestru sądowego sądu rejonowego właściwego według siedziby spółki. Sąd po otrzymaniu wniosku bada, czy wszystkie formalności zostały dochowane. Teoretycznie na zapoznanie się z wnioskiem i jego rozpoznanie orzekający ma 7 dni. W praktyce ten etap może zająć nawet kilka miesięcy!

Jeśli formalności się zgadzają, to sąd nie może odmówić wpisu podmiotu do rejestru.

Zakładanie spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy

Alternatywą dla „tradycyjnie” zakładanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółka zakładana w pełni przy wykorzystaniu internetu. W teorii to rozwiązanie jest skierowane do wszystkich tych, którym szczególnie zależy na czasie, a jednocześnie nie planują wprowadzania do umowy spółki niestandardowych postanowień. 

Jak wygląda zakładanie spółki z o.o. przez internet? 

Zawarcie umowy spółki

Podobnie jak w przypadku formy „tradycyjnej”, tak i tu całą procedurę rozpoczyna zawarcie umowy spółki. Również w tym przypadku, wspólnik może być jeden lub może być ich więcej, ale tym razem nie muszą udawać się w tym celu do notariusza. 

Zarówno tworzenie, jak i podpisywanie umowy spółki odbywa się w całości on-line, za pomocą stworzonej do tego platformy (S24). Wspólnicy za pomocą interaktywnego formularza wybierają poszczególne postanowienia, a następnie podpisują tak stworzony dokument za pomocą wybranej formy uwierzytelniania. 

Warto wspomnieć, że tak podpisana umowa spółki daje wspólnikom bardzo ograniczone możliwości. Wspólnicy nie mogą wpisywać swoich własnych dodatkowych ustaleń do jej treści. 

Zgłoszenie do rejestru i wpis

Istotną różnicą w przypadku spółki zakładanej przez internet jest też to, że poza umową spółki, również inne dokumenty powstają zazwyczaj w postaci elektronicznej. Większość z nich to gotowe do uzupełnienia formularze w systemie, ale część z nich użytkownik musi przygotować samodzielnie. 

Zgłoszenie również jest wysyłane za pomocą tego samego portalu, w którym generuje się dokumenty, czyli S24. Wspólnicy nie muszą w tym momencie wnieść wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, a członkowie zarządu nie składają oświadczenia o ich wniesieniu. Sąd odnotowuje to w rejestrze przedsiębiorców. 

W tym przypadku opłaty są też niższe i wynoszą łącznie 350 złotych (sądowa + MSiG). 

Wpis spółki do rejestru następuje faktycznie w ciągu ok. 24 – 72 godzin od złożenia wniosku.

Atutem spółki S24 jest to, że wiele czynności dotyczących tej spółki (np. zmiana wspólników, podjęcie wielu uchwał) może być dokonana poprzez internet z wykorzystaniem dostępnych w systemie S24 wzorów. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu.

Pamiętajmy jednak, że tak długo jak wszelkie dopuszczalne zmiany umowy spółki założonej w trybie  S24 dokonujemy w tym trybie tak długo spółka ma charakter spółki S24. Jeśli jednak dokonamy zmiany umowy spółki w trybie tradycyjnym (w formie aktu notarialnego), wtedy raz na zawsze taka spółka przestaje być spółką S24 i kolejne czynności muszą być dokonywane nie poprzez system S24, ale w tradycyjnej formie (pisemnej, notarialnej) i później zgłaszane do rejestru poprzez Portal Rejestrów Sądowych.

Pokrycie kapitału zakładowego

Ustawodawca uznał, że w przypadku spółki zakładanej przez internet, wspólnicy mogą wnieść wkłady na kapitał zakładowy w terminie 7 dni od dnia jej rejestracji. W praktyce, niestety ten wyjątek powoduje wiele problemów. 

Choć większość wspólników wnosi wkłady w ustawowym terminie, to najczęściej członkowie zarządu zapominają zawiadomić o tym sąd rejestrowy. W rezultacie w informacji dotyczącej podmiotu nawet latami może widnieć informacja, że „wkłady na kapitał nie zostały wniesione”. Problem da się jednak prosto naprawić, składając brakujące oświadczenie. 

Spółka w organizacji

Z zakładaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia – jej podmiotowość po zawiązaniu umowy, a przed wpisem do rejestru. 

Opisane przez nas wcześniej kroki stanowią całość. Oznacza to, że bez kolejno: zawarcia umowy spółki, pokrycia wkładów na kapitał, powołania członków organów, złożenia wniosku i wpisu do rejestru, nie możemy mówić o zakończonej procedurze zakładania spółki. 

Wspólnicy najczęściej jednak chcą, żeby działała już zaraz po podpisaniu umowy spółki – podpisywała kontrakty, zatrudniała pracowników, przygotowywała się do podboju gospodarki. Niezależnie od tego, jak spółka zostaje założona, może to robić. Jest to tzw. spółka w organizacji. W takiej sytuacji reprezentuje ją zarząd lub powołany do tego celu przez wszystkich wspólników pełnomocnik. 

Jeśli potrzebują Państwo pomocy w zakładaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zapraszamy do skorzystania z usług naszej kancelarii. Doradzimy przy sporządzaniu i podpisywaniu umowy spółki, zadbamy, żeby umowa zawierała wszystko, co jest Państwu potrzebne oraz przeprowadzimy Państwa przez formalności związane ze wpisem spółki do rejestru. Wesprzemy też we wszelkich czynnościach, które należy wykonać po założeniu spółki z o.o.