W dobie cyfryzacji oraz dynamicznego rozwoju technologii, w Polsce wprowadza się system e-Doręczeń, który ma na celu usprawnienie wymiany oficjalnej korespondencji między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami oraz osobami wykonującymi zawody zaufania publicznego. Nowe regulacje mają na celu zastąpienie tradycyjnych form doręczeń (list polecony z potwierdzeniem odbioru) elektroniczną, bezpieczną i szybką metodą przesyłania dokumentów.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca elektroniczne wysyłanie i odbieranie oficjalnej korespondencji. Przesyłany dokument, zabezpieczony przed ingerencją, ma równoważną moc prawną jak tradycyjna przesyłka polecona. Każdy podmiot, który korzysta z systemu, otrzymuje unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który służy do identyfikacji nadawcy i odbiorcy. System generuje wszelkie niezbędne potwierdzenia, co gwarantuje transparentność i pewność doręczenia.

Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje głównie:

• Organy administracji publicznej – w tym jednostki budżetowe, agencje wykonawcze i instytucje państwowe.
• Podmioty niepubliczne – przedsiębiorstwa, spółki, fundacje, stowarzyszenia wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz podmioty rejestrujące się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego – takie jak adwokaci, radcy prawni, notariusze, komornicy, doradcy podatkowi i doradcy restrukturyzacyjni.
• Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) – obowiązek dotyczy zarówno nowych, jak i istniejących przedsiębiorców, choć w drugiej grupie terminy są rozróżnione.

Dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne.

Terminy wdrożenia e-Doręczeń

Wdrożenie systemu e-Doręczeń odbywa się etapowo – w zależności od rodzaju podmiotu obowiązują różne terminy:

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń mają:

• Nowo powoływane podmioty wpisywane do KRS (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia),
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, notariusze, itp.),
• Nowi przedsiębiorcy rejestrujący działalność gospodarczą w CEiDG po 1 stycznia 2025 r. zobligowani są do podania danych niezbędnych do utworzenia adresu e-Doręczeń w trakcie rejestracji.
• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

Od 1 kwietnia 2025 r.:

• Firmy i instytucje zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od tego terminu.
• Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą przed 1 stycznia 2025 r. jeżeli dokonają zmiany wpisu w CEiDG w okresie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., muszą przekazać dane niezbędne do utworzenia adresu e-Doręczeń.

Od 1 października 2025 r.:

• W pozostałych przypadkach przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają obowiązek utworzenia adresu e-Doręczeń do 1 października 2026 r.

Od 1 października 2029 r.:

• Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie m.in. sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania, służbę więzienną oraz jednostki samorządu terytorialnego i ich związki (w zakresie publicznej usługi hybrydowej).

Korzyści wynikające z wdrożenia e-Doręczeń

Wdrożenie e-Doręczeń przynosi szereg istotnych zalet:

• Wysoki poziom bezpieczeństwa: Korespondencja jest zabezpieczana przed ingerencją, a system potwierdza zarówno nadanie, jak i odbiór dokumentów.
• Oszczędność czasu i kosztów: Eliminacja konieczności wysyłania tradycyjnych przesyłek papierowych i oczekiwania w kolejkach na poczcie.
• Stała dostępność: Skrzynki elektroniczne dostępne są 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co umożliwia odbieranie korespondencji w dogodnym czasie.
• Transparentność i kontrola: Automatyczne generowanie potwierdzeń umożliwia bieżące monitorowanie statusu przesyłki.
• Wsparcie idei paperless: Zmniejszenie zużycia papieru przekłada się na korzyści dla środowiska.

Podsumowanie

System e-Doręczeń to fundament nowoczesnej komunikacji administracyjnej i biznesowej w Polsce. Wprowadzenie obowiązkowych terminów dla różnych grup podmiotów ma na celu stopniowe, ale skuteczne wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów, która zastąpi tradycyjną korespondencję papierową. Dla przedsiębiorców, instytucji publicznych i osób wykonujących zawody zaufania publicznego jest to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie wewnętrznych procesów i poprawę jakości obsługi korespondencyjnej. Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje opcjonalne – mogą one zdecydować się na elektroniczne doręczanie korespondencji, by zaoszczędzić czas i skorzystać z wygody nowoczesnych technologii.