Jednymi z podstawowych kwestii, o które należy zadbać prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółkę z o.o.) są źródła i zasady jej finansowania. Zapewnienie środków finansowych niezbędnych dla funkcjonowania spółki przyczynia się do stabilizacji jej pozycji w obrocie gospodarczym oraz jej dalszego rozwoju. Z perspektywy dotychczasowych regulacji ustawowych oraz doświadczeń praktyki wskazać należy, że częstym rozwiązaniem przyjętym przez wspólników sp. z o.o. jest korzystanie z różnych form dokapitalizowania spółki z o.o., z których dużą popularnością cieszą się takie formy jak udzielenie spółce pożyczki lub wniesienie do niej dopłaty, które omawiamy szczegółowo w niniejszym artykule.

Dopłaty w spółce z o.o.

Dopłaty w spółce z o.o. są sposobem na jej dofinansowanie bez konieczności zwiększenia kapitału zakładowego, i stanowią obowiązkowe świadczenia wspólników na rzecz spółki, jeśli umowa spółki tak stanowi.

Dopłaty mogą mieć charakter wyłącznie świadczenia pieniężnego, przy czym mogą być dokonane zarówno w walucie polskiej jak i zagranicznej.

Przeznaczenie dopłat

Środki z dopłat są w praktyce przeznaczane na finansowanie:

• bieżącej działalności spółki,
• inwestycje
• czy pokrycie strat.

Uiszczenie dopłat

Uiszczanie dopłat nie jest dobrowolne i odbywa się przy uwzględnieniu zasady proporcjonalności, która ma charakter bezwzględny. Umowa spółki z o.o. może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału.

Wysokość i terminy dopłat. Zwroty

Dopłaty powinny być nakładane i uiszczane przez wspólników równomiernie w stosunku do ich udziałów. Wysokość i terminy dopłat oznaczane są w miarę potrzeby uchwałą wspólników.

Dopłaty mogą być zwracane wspólnikom, jeżeli nie są wymagane na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to zwrot dopłat może nastąpić po upływie miesiąca od dnia ogłoszenia o zamierzonym zwrocie w piśmie przeznaczonym do ogłoszeń spółki. Zwrot powinien być dokonany równomiernie wszystkim wspólnikom. Z powyższego wynika, że aby przyspieszyć zwrot dopłat wspólnikom, umowa spółki powinna stanowić, że zwrot dopłat nie wymaga takiego ogłoszenia. Podobnie warto zapisać w umowie spółki, iż zwrot dopłat może być dokonany pomimo wykazanej w sprawozdaniu straty.

Zwróconych dopłat nie uwzględnia się przy żądaniu nowych dopłat. Jeżeli wspólnik nie uiścił dopłaty w określonym terminie, obowiązany jest do zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie a spółka może również żądać naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki.

Pożyczki

Udzielenie pożyczki spółce z o.o. jest transakcją, korzystną finansowo zarówno z punktu widzenia wspólników spółki, jak i samej spółki.

Zawarcie umowy pożyczki w takiej sytuacji pozwala uniknąć ubiegania się o dodatkowe finansowanie z banku lub innej instytucji finansującej, niekorzystnych warunków spłaty, jak też daje możliwość negocjowania wysokości oprocentowania pożyczki. Podstawą zawarcia umowy pożyczki pomiędzy spółką z o.o. i jej wspólnikiem lub członkiem zarządu są ogólne zasady Kodeksu cywilnego regulujące umowę pożyczki.

Zgodnie z art. 720 § 1 k.c. przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na wartość biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy oznaczonych co do gatunku.

Forma umowy

Umowa pożyczki, której wysokość przekracza 1 000 zł powinna zostać zawarta z zachowaniem formy dokumentowej, co w praktyce oznacza konieczność zawarcia umowy pożyczki w formie pisemnej dla celów dowodowych. Konstrukcja umowy pożyczki nie różni się zasadniczo od innych umów zawieranych w obrocie prawnym, nie mniej jednak należy pamiętać o tym, by prawidłowo oznaczyć strony tej umowy, wskazać wysokość pożyczanej kwoty wraz z terminem i sposobem jej spłaty oraz wysokością oprocentowania, a także określać sposób zabezpieczenia spłaty pożyczki. Pożyczka wspólnika dla spółki z o.o. jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych. Pożyczka członka zarządu niebędącego jednocześnie wspólnikiem spółki z o.o. jest opodatkowana stawką 0,5% kwoty lub wartości tej pożyczki.

Dodatkowe wymagania dotyczące umowy pożyczki

Zawarcie umowy pożyczki wymaga także zachowania innych warunków formalnych przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych, które mają na celu zabezpieczenie finansów spółki przed nieodpowiedzialnemu zaciąganiu zobowiązań przez spółkę z o.o. Tym samym, jeżeli kwota pożyczki dwukrotnie przewyższa wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. wymagane jest uprzednie uzyskanie uchwały zgromadzenie wspólników wyrażającej zgodę na zawarcie takiej umowy pożyczki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Kto może zawrzeć umowę pożyczki w imieniu spółki?

Przepisy Kodeksu spółek handlowych regulują również sposób reprezentacji spółki z o.o. przy zawieraniu umowy pożyczki. W sytuacji gdy to wspólnik spółki z o.o. udziela jej pożyczki, umowę po stronie spółki podpisują osoby uprawnione do jej reprezentacji zgodnie ze sposobem reprezentacji wskazanym w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

W przypadku spółki z o.o. w organizacji jest ona reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników, zaś po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego stosuje się zasady ogólne. Natomiast, w sytuacji gdy pożyczki udziela członek zarządu, to w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Do zawarcia takiej umowy pożyczki jest wymagane uprzednie uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników spółki z o.o, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

W przypadku gdy wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu i przysługują wszystkie udziały w spółce, do zawarcia umowy niezbędne jest zachowania formy aktu notarialnego. Notariusz ma obowiązek zgłoszenia dokonania takiej czynności do sądu rejestrowego.