2018-12-07

Początek 2019 r. przyniesie znaczące zmiany w prawie pracy. W dużej mierze będą one dotyczyły obowiązków pracodawcy.

Zmiany te są między innymi związane ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych. Ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadzono do Kodeksu pracy definicję dokumentacji pracowniczej. Od początku przyszłego roku za dokumentację pracowniczą przyjmowana będzie papierowa lub elektroniczna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca został zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają co prawda na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracowników  oraz ich przechowywania, jednakże ustawa nie określa minimalnego okresu ich przechowywania.

Nowelizacja reguluje te kwestie – pracodawca będzie obowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie zobowiązany wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

W terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację.

Pracodawca będzie miał obowiązek zniszczenia dokumentacja pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

Znowelizowane przepisy zapewniają pracodawcy możliwość zmiany formy przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie.

Zmiany dotyczyć będą także sposobu wypłaty wynagrodzenia. Obecnie, co do zasady, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika, chyba że ten wyrazi zgodę na piśmie na wypłatę w inny sposób lub jeżeli odmienny sposób wynika z regulacji układu zbiorowego pracy.

Od 1 stycznia 2019 r. zasadą stanie się wypłata wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, a forma wypłaty do rąk własnych obowiązywać będzie wyłącznie na wyraźny wniosek pracownika.