Jak dla osoby fizycznej istotne jest rozróżnienie miejsca zamieszkania i miejsca zameldowania, tak dla spółki z o.o., jak i każdej osoby prawnej istotne jest miejsce siedziby oraz miejsce wykonywania działalności. Wskazanie siedziby spółki z o.o. niesie za sobą wiele, istotnych konsekwencji dla jej działalności. Spółka może mieć siedzibę w innym miejscu, niż miejsce w którym wykonuje swoją działalność. Siedziba ma znaczenie z punktu widzenia właściwości rejestrowej sądu – w chwili zakładania spółki, właściwości sądu w razie powództwa przeciwko spółce, a także właściwości miejscowej organów administracji publicznej i organów podatkowych.

Gdzie jest siedziba spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Będzie to miejscowość, która znajduje się terytorium należącym do Rzeczypospolitej Polskiej.

Jest to konieczne dla zarejestrowania spółki, i wynika z art. 164 § 1 KSH. Co ważne – zgodnie z art. 270 pkt 2 KSH, zmiana siedziby spółki, polegająca na przeniesieniu jej poza granice Rzeczpospolitej Polskiej powoduje jej rozwiązanie.

Określenie miejscowości, w której umiejscowiona jest siedziba spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to obligatoryjny element, który – zgodnie z art. 157 § 1 pkt. 1 KSH, musi znaleźć się w umowie spółki.

Wspólnicy spółki z o.o. mogą swobodnie wybrać miejsce jej siedziby, o ile tylko będzie to miejscowość położona na terytorium RP.

W KSH nie znajdziemy żadnych wskazówek dotyczących wyboru siedziby. Zgodnie z art. 41 KC, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnicy jako siedzibę wskazali miejsce inne niż to, w którym siedzibę ma zarząd spółki z o.o.

Z naszej wieloletniej praktyki wydaje się, że o wyborze siedziby spółki decyduje główne miejsce, w którym:

• prowadzona jest przez spółkę działalność;
• mieści się główny zakład produkcyjny;
• siedzibę ma dział administracyjny lub zarząd.

Adres spółki

Konkretnym wskazaniem siedziby danej osoby prawnej, również spółki z o.o., jest jej adres, czyli nazwa ulicy, numer budynku i ewentualnie lokalu.

Co ważne, adres nie jest składowym elementem siedziby, którą stanowi sama miejscowość. Z tego powodu w umowie spółki z o.o. nie jest konieczne podawanie jej adresu. W przeciwnym razie, każda zmiana adresu – ulicy czy nawet lokalu pociągnie za sobą konieczność zmiany umowy spółki. Zgodnie z art. 246 § 1 KSH uchwałę w tej sprawie podejmują wspólnicy w czasie zgromadzenia wspólników, większością 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje w tym zakresie bardziej surowe warunki. Następnie, konieczne jest dokonanie wpisu nowej siedziby do rejestru (art. 255 § 1 KSH), który ma charakter konstytutywny.

Siedziba spółki a jej działalność

Jeśli umowa nie wskazuje inaczej, zgodnie z art. 234 § 1 KSH w miejscowości, w której siedzibę ma spółka z o.o. odbywają się zgromadzenia wspólników.

Z miejscowości siedziby spółki wynikają właściwości miejscowe:

• sądu rejestrowego (art. 164 § 1 KSH) – istotne z punktu widzenia powstania spółki;
• sądu w postępowaniach z powództw przeciwko spółce (art. 30 KPC);
• sądu upadłościowego (art. 19 PrUpad, mamy do czynienia z domniemaniem, że głównym ośrodkiem podstawowej działalności jest miejsce siedziby spółki);
• organu administracji publicznej (art. 21 § 1 pkt 3 KPA);
• organów podatkowych (art. 17 § 1 ordynacji podatkowej);

oraz miejsce spełnienia świadczenia wobec spółki, jeżeli nie wynika ono z treści konkretnego stosunku prawnego (art. 454 KC) oraz adres pocztowy do doręczeń.

Co więcej, to właśnie w siedzibie spółki powinny znajdować się dokumenty dotyczące spółki, takie jak np.:

• umowa spółki;
• księga udziałów;
• protokoły zgromadzeń wspólników i posiedzeń innych organów;
• księgi handlowe i finansowe;
• dokumenty rachunkowe i księgowe.

Jak zdefiniować miejsce prowadzenia działalności spółki?

Jak wskazano na początku artykułu, siedziba spółki nie musi być tożsama z miejscem prowadzenia przez nią działalności.

W polskim prawie nie ma ustawowej definicji miejsca prowadzenia działalności. Natomiast, w ustawodawstwie europejskim pojawiła się definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”, stworzona na potrzeby zharmonizowanego podatku VAT, zawarta w art. 11 rozporządzenia wykonawczego rady (UE) NR 282/2011.:

„Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”.

Przywołany przepis polski prawodawca implementował w art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadzając generalną zasadę, zgodnie z którą miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę prowadzonej działalności gospodarczej. Aby zatem uznać daną lokalizację za miejsce prowadzenia działalności spółki uznajemy taką lokalizację, którą cechują:

• stałość;
• zaplecze osobowo-sprzętowo-techniczne;
• zdolność do odbioru i wykorzystania usług świadczonych na własne potrzeby.

W praktyce – w obrocie gospodarczym przyjmujemy, że miejsce w którym działalność jest faktycznie wykonywana jest miejscem prowadzenia działalności spółki.

Zgodnie z art. 157 § 1 pkt. 1 KSH miejsce prowadzenia działalności spółki – jako element stanu faktycznego – nie musi być objęte umową spółki, ani formalnie zgłoszone do sądu rejestrowego (art. 166 § 1 pkt 1 KSH), co nie oznacza że jest bez znaczenia.

Należy pamiętać, że:

• adres / adresy faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej należy obowiązkowo zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego, składanego na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki;
• przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić możliwość dokonywania płatności za dobra / usługi, w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana (art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r.  – Prawo przedsiębiorców);
• sprawy o ogłoszenie upadłości rozpoznaje sąd właściwy dla głównego ośrodka podstawowej działalności dłużnika (art. 19 ust. 1 PrUpad).