Podejmując decyzję o rozpoczęciu prowadzenia działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca skupia się w pierwszej kolejności na przedmiocie planowanej działalności. Bez wątpienia, to kluczowy element przy konstruowaniu kształtu swojego biznesu. W praktyce okaże się jednak, że niemniejsze znaczenie dla efektywności i bezpieczeństwa przyszłej działalności będzie miała forma prawna, w jakiej przedsiębiorca zdecyduje się na jej prowadzenie. Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – to pytanie, które prędzej czy później zada sobie większość osób, planujących rozpocząć nowy biznes. Jakie są różnice pomiędzy jedną a drugą formą? Która z nich da przedsiębiorcy większą elastyczność, a która pozwoli ograniczyć własną odpowiedzialność?

W tym artykule przedstawimy charakterystykę i podstawowe różnice między obiema formami prowadzenia działalności gospodarczej.

Właściwy rejestr

Pierwsza zasadnicza różnica pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG) a sp. z o. o. to właściwy rejestr, do którego przedsiębiorca zgłasza rejestrację nowego podmiotu i wszystkie inne czynności, jak np. zmianę danych dot. podmiotu, zawieszenie czy zakończenie działalności. Różnica może wydawać się teoretyczna, ale nic bardziej mylnego: od tego, czy nasza działalność zarejestrowana jest w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG – właściwa dla JDG) czy w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS – właściwy dla spółek prawa handlowego, w tym spółek z o. o.) zależeć będzie nie tylko miejsce i tryb zgłaszania wniosków dotyczących podmiotu, ale również sposób i termin ich rozpoznawania (a co za tym idzie – wprowadzania zmian danych dotyczących podmiotu). W praktyce, możemy podsumować to krótko: CEIDG to mniejszy formalizm i właściwie bezzwłoczne rozpoznawanie składanych (i przy tym: nieodpłatnych) wniosków, natomiast KRS – bardziej sformalizowana, odpłatna i dłuższa procedura rozstrzygania wniosków dotyczących danej spółki (choć i tu są wyjątki, o których w dalszej części artykułu).

Co do sposobu składania wniosków, należy pamiętać, ze od lipca 2021 r. nie ma już możliwości składania wniosków do KRS (czyli wniosków dotyczących spółek prawa handlowego) w papierowej formie – jedyna dopuszczalna forma składania wniosków do KRS to forma elektroniczna, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub S24 (o różnicy między nimi – w dalszej części artykułu). Natomiast, w przypadku JDG, wniosek do CEIDG może być złożony zarówno w formie elektronicznej, jak i w postaci papierowej (wniesiony do wybranego urzędu gminy).

Rozpoczęcie działalności

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jej założenie – sprowadzające się do tzw. zasady „jednego okienka” – jest proste i odformalizowane, a większość zadań związanych z samą rejestracją działalności wykonywana jest automatycznie w ramach systemu. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy: CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis do CEIDG, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEIDG lub innego zintegrowanego z nim systemu teleinformatycznego, niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dokonania wpisu, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę, a po uzyskaniu informacji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP) do:

1. Głównego Urzędu Statystycznego,
2. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – wraz z informacją o dokonaniu wpisu do CEIDG i nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Choć działalność zawsze wiązać się będzie z koniecznością podjęcia pewnych przygotowań, w przypadku JDG jej rozpoczęcie możliwe jest praktycznie natychmiastowo, chociażby w dniu złożenia wniosku o wpis.

W przypadku spółki z o. o., jej założenie jest bardziej pracochłonne i długotrwałe, co wynika już chociażby z konieczności sporządzenia (a wcześniej: uzgodnienia treści przez wszystkich wspólników) umowy spółki, która ureguluje podstawowe zasady jej funkcjonowania. Aktualnie przedsiębiorca ma do wyboru dwie formy zawarcia umowy spółki z o. o.: w formie aktu notarialnego lub przez portal S24, zlokalizowany na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (ekrs.ms.gov.pl), przy wykorzystaniu udostępnionego tam wzorca umowy. Zawarcie umowy i rejestracja spółki przez portal S24 jest zdecydowanie szybszą i prostszą formą, dedykowaną jednak dla tych spółek, dla których wystarczające są propozycje postanowień umownych, zaoferowanych w ministerialnym wzorcu umowy. Jeśli wiec planowany kształt umowy spółki wykracza poza zapisy uwzględnione we wzorcu na stronie S24, konieczne będzie udanie się do notariusza i sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego. O tym co powinna zawierać umowa spółki pisaliśmy w artykule „Umowa spółki z o.o. – co powinna zawierać?„. Należy również pamiętać, że aktualnie minimalna wysokość kapitału zakładowego dla spółki z o. o. wynosi 5.000 zł. Po zawarciu umowy spółki, niezbędne jest jej zarejestrowanie odpowiednio: w systemie S24 (dla tych spółek, które zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24) lub w systemie Portal Rejestrów Sądowych (jeśli umowę spółki zawarto u notariusza). Bardziej szczegółowe informacje jakie czynność należy podjąć aby zawiązać spółkę z o.o. znajdziecie Państwo w artykule „Jak założyć spółkę z o.o.?”.

Odpowiedzialność

Po rejestracji i wszelkich formalnościach związanych z założeniem spółki z o. o. czy JDG, przyjdzie czas na bieżącą działalność, a wraz z nią: pojawi się zagadnienie, które spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom, a mianowicie: jaki jest zakres odpowiedzialności za zobowiązania w przypadku obu kategorii podmiotów. Zagadnienie to jest o tyle istotne, że – rzeczywiście – każda z opisywanych form prowadzenia działalności ma inny sposób i zakres ponoszenia odpowiedzialności. Sprowadzając te różnice do jednego zdania, należy wskazać, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca odpowiada całym swym majątkiem (a więc również – majątkiem prywatnym). Wynika to stąd, że założenie działalności gospodarczej nie skutkuje powstaniem nowego podmiotu, odrębnego od osoby fizycznej. W związku z tym, nie ma w tym przypadku podziału między majątkiem prywatnym przedsiębiorcy a majątkiem generowanym w ramach prowadzonej działalności. Inaczej sprawa kształtuje się w przypadku spółki z o. o. – tu mamy bowiem do czynienia z powstaniem nowej osoby prawnej. I to właśnie ta osoba prawna (spółka z o o.) odpowiadać będzie – co do zasady – za wygenerowane w ramach działalności zobowiązania. Zgodnie bowiem z art. 151 § 4 kodeksu spółek handlowych, wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Szersze omówienie tematu znaleźć można w artykule „Odpowiedzialność wspólników spółki z o.o.”. Opisane rozdzielenie odpowiedzialności spółki od osoby wspólnika spółki z o. o. jest często tym elementem, który – dla wielu – będzie decydujący podczas wyboru formy prowadzenia działalności, szczególnie w przypadku, gdy planowana jest działalność o wysokim ryzyku lub o wysokich kosztach prowadzenia. Co jednak istotne, warto pamiętać, że nie zawsze forma spółki z o. o. pozwoli uniknąć ponoszenia odpowiedzialności przez członków jej organów. Zgodnie z treścią art. 299 § 1 kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Co ważne, mowa tu o członku zarządu, a nie o wspólniku (czyli właścicielu udziałów). Taki sposób ukształtowania odpowiedzialności za niewyegzekwowane od spółki zobowiązania wynika ze struktury organizacji i podziału kompetencji wśród organów spółki, a mianowicie: to właśnie zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, a więc przyjąć można, że doprowadził do złej sytuacji finansowej spółki. Co istotne, kodeks spółek handlowych daje członkowi zarządu możliwość uniknięcia opisanej wyżej odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania spółki, o ile wykaże on – najkrócej rzecz ujmując – że we właściwym czasie dopełnił wymogów dotyczących ogłoszenia upadłości lub przeprowadzenia postępowania restrukturyzacyjnego (ewentualnie, że niedochowanie powyższych formalności nie nastąpiło z winy członka zarządu). Więcej na ten temat w artykule „Sp. z o.o. – uprawnienia i obowiązki zarządu”. Warto wspomnieć, że – choć zasadniczo odpowiedzialność wspólnika za zobowiązania spółki jest wyłączona – mogą zdarzyć się przypadki (uregulowane w kodeksie spółek handlowych), w których wspólnik poniesie odpowiedzialność. Przykładowo, zgodnie z art. 13 § 1 i 2 ksh: za zobowiązania spółki kapitałowej w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu. Wspólnik albo akcjonariusz spółki kapitałowej w organizacji odpowiada solidarnie z podmiotami, o których mowa w § 1, za jej zobowiązania do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów lub akcji.

Prowadzenie spraw spółki/JDG

Mówiąc o organach spółki z o. o., nie sposób nie wspomnieć o jeszcze jednej istotnej różnicy: w przypadku spółki z o. o., podział kompetencji pomiędzy poszczególnymi organami jest zdecydowanie bardziej sformalizowany niż w przypadku JDG: w spółce z o. o. to zarząd podejmuje decyzje, prowadzi sprawy i reprezentuje spółkę, natomiast wspólnicy nie prowadzą bieżącej działalności spółki. W przypadku jednoosobowej działalności brak jest analogicznych organów – to przedsiębiorca sam podejmuje decyzje i reprezentuje JDG, co przekłada się z pewnością na posiadanie większej „operacyjnej decyzyjności” niż w przypadku wspólnika sp. z o. o.

Również majątek wypracowany przez spółkę nie stanowi bezpośrednio majątku wspólnika – w przypadku spółki z o. o., majątek wypracowany przez spółkę stanowi majątek spółki, a sposób dysponowania nim jest ściśle określony przez przepisy prawa (przykładowo, przez konieczność podejmowania uchwały o podziale zysku/pokryciu straty z danego roku obrotowego). Natomiast w przypadku jednoosobowej działalności, przedsiębiorca może de facto korzystać z wypracowanych środków w sposób swobodny.

Opisane wyżej różnice pomiędzy spółką z o. o. a jednoosobową działalnością gospodarczą sprowadzić można do krótkiego podsumowania: JDG daje przedsiębiorcy większą swobodę i decyzyjność w firmie, kosztem jednak większej odpowiedzialności za zobowiązania, natomiast spółka z o. o. „odrywa się” niejako od osoby wspólnika, co pozbawia go wprawdzie bezpośredniego przełożenia na sprawy spółki, ale ogranicza również jego odpowiedzialność. Czy istnieje jedna, rekomendowana w każdym przypadku forma prowadzenia działalności? Absolutnie nie, a odwrotna odpowiedź byłaby wręcz ryzykowna. To przyszły przedsiębiorca musi – przy wsparciu właściwych doradców – dostosować formę prowadzenia działalności pod planowany kształt swojej firmy. Tylko tak przeprowadzona analiza pozwoli odpowiednio zabezpieczyć jego, jak i byt nowego przedsiębiorstwa.

Już dziś zachęcamy do lektury kolejnego artykułu na temat różnic między spółką z o.o. a JDG, który już wkrótce pojawia się na naszej stronie.